Seit dem Ausbruch von COVID-19 vor über einem Jahr arbeiten nach wie vor einige oder alle Mitarbeiter verschiedenster Unternehmen auf der ganzen Welt von zu Hause aus.
Für Führungskräfte, deren Teams weiterhin nicht im Büro arbeiten, stellen sich eine Reihe zentraler Herausforderungen: Wie kann man effektiv führen, wenn sich Mitarbeiter gegenseitig mit Sofortnachrichten und nicht mit Handschlag begrüßen? Wenn die Meetings über Zoom oder MS Teams potentiell zunehmen und die Frage nach sozialer Verbundenheit untereinander sich drängender stellt?
Grundsätzlich erfordert die Leitung eines virtuellen Teams, dass Führungskräfte die Anstrengungen guter Führung verdoppeln, einschließlich der Festlegung klarer Ziele, der Durchführung zielführender Meetings, der klaren und transparenten Kommunikation und der Nutzung der individuellen und kollektiven Stärken im Team.
Und dennoch kann es für Führungskräfte herausfordernd sein, die zunehmenden Anforderungen zu meistern. Hier sind fünf Kernaspekte zur Führung eines virtuellen Teams oder sogar Belegschaft, die Führungskräfte heute implementieren können, unabhängig davon, ob es für Ihr Team und Unternehmen vorübergehend oder langfristig ist.
Schaffen Sie Klarheit!
Räumen Sie der Entwicklung klarer Absprachen und Richtlinien Priorität ein. Zu allererst ist es essentiell, mit den Mitarbeitern Fragen der Zusammenarbeit zu klären: wann sie zusammenarbeiten werden, wie sie miteinander kommunizieren können, mit welchen Instrumenten sie ihre Arbeit strukturieren und wie sie Herausforderungen des täglichen Alltags angehen. Somit betreiben Sie ein ganz klares Erwartungsmanagement und definieren gemeinsame Standards.
Entwickeln Sie gemeinsam neue und messbare Erfolgskriterien. Die im Home Office verbrachten Stunden geben Ihnen keinen Hinweis auf die Effektivität Ihrer Mitarbeiter. Es ist wichtig, sich auf die gemeinsam abgestimmten Ziele zu konzentrieren. Machen Sie sich nicht so viele Sorgen darüber, was getan wird. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das, was erreicht wird. Wenn Sie Ihre Ziele erreichen, dann großartig. Wenn nicht, müssen Sie die Situation reflektieren. Es geht um Leistung, nicht um Aktivität.
Nutzen Sie die Gelegenheit und klären Sie die Ziele und Rollen für Ihr gesamtes Team. So stellen Sie sicher, dass jeder die Teamziele, seine individuellen Rollen und den Beitrag jedes Teammitglieds zum Ergebnis versteht. Die Klärung der Rollen im Team hilft den Mitarbeitern zu verstehen, wann sie sich an Kollegen anstatt an den Chef wenden können, wodurch verhindert wird, dass Sie zum Engpass werden.
Es ist entscheidend, dass das Team lernt die Herausforderungen den Stärken der Teammitglieder gemäß verteilt und Aufgaben vereinbart. Um diesem Vorsatz Vorschub zu leisten, erstellen Sie zusammen mit dem Team eine Liste der Teammitglieder, ihrer Fähigkeiten, Aufgaben und ihrer Fotos. Hängen Sie diese Liste neben Ihren Bildschirm, an dem Sie jeden Tag arbeiten. Dies hilft Ihnen, bewusstere Entscheidungen über die Zusendung von Informationen zu treffen. Sie können sich fragen: "Habe ich mich heute schon an Alena gewandt?" Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig Kontaktpunkte mit allen Mitgliedern Ihres Teams haben, am besten per Telefon.
Wichtig ist zudem eine Übersicht über die aktuellen und meist informellen Netzwerkstrukturen, die tatsächlich wiedergibt, wer, wann, wo mit wem arbeitet, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen. Diese zu erstellen und up to date zu halten, ist mit den meisten Collaborations- oder Projektmanagement-Tools möglich und lohnt immer.
Und auch hier gilt, wie bei den Prozessen: So schlank wie möglich, so groß wie nötig.
Kommunikation ist das A&O!
Kommunikation ist für Führungskräfte das entscheidende A & O. Sie ist bei der Remote-Arbeit ist von größter Bedeutung - nicht nur für die Dokumentation von Entscheidungen und Besprechungen, sondern auch für den Kontakt mit Ihren Teammitgliedern. Remote-Mitarbeiter bewerteten Führungskräfte dann am besten, wenn sie häufig und regelmäßig „eincheckten“. Die erfolgreichsten Führungskräfte sind gute Zuhörer, kommunizieren mit Vertrauen und Respekt, erkundigen sich nach Arbeitsbelastung und Fortschritt ohne Mikromanagement.
Eine Möglichkeit, die Kommunikation ohne Mikromanagement aufrechtzuerhalten, besteht darin, täglich oder jede Woche die folgenden Fragen zu stellen (in Anlehnung an Daily bei SCRUM):
Was hast du seit dem letzten Meeting getan?
Woran musst du noch arbeiten?
Wo brauchst du Hilfe?
Diese drei Fragen ermöglichen es dem Einzelnen, Verantwortung für seine Ergebnisse, Gewohnheiten und Verhaltensweisen zu übernehmen. Sie ermöglichen es Ihnen, eine weitere wichtige Komponente des Remote Leading zu demonstrieren: Vertrauen.
Indem Sie das konventionelle Denken, dass Sie für die Inhalte und Ideen in Teambesprechungen verantwortlich sind, auf den Kopf stellen, erzielen Sie große Produktivitätssprünge.
Ohne persönlichen Kontakt und die damit verbundenen physischen Hinweise verpassen Sie wichtige Hinweise in der Kommunikation. Aktives Zuhören ist der Kern der emotionalen Intelligenz, und großartige Zuhörer stellen auch Fragen. Wenn Sie aktiv durch Fragen stellen führen („powerless communication“), können Sie Ihre virtuellen Mitarbeiter nicht nur besser verstehen, sondern sie fühlen sich auch wertgeschätzt. Fordern Sie also weniger und laden Sie lieber durch Fragen ein, Dinge anzugehen und zu tun.
Mit Vertrauen führen!
Um ein virtuelles Team effektiv zu führen, müssen Sie Ihrem Team vertrauen, dass es das tut, wofür es eingestellt wurde. Vertrauen ist die Basis für jede Beziehung. Wenn Mitarbeiter ihren Führungskräften vertrauen und glauben, dass sie auf eine gemeinsame Vision hinarbeiten, entwickelt sich Zusammenarbeit und Engagement auf natürliche Weise. In einer Umgebung, in der persönliche Interaktion rar ist, ist es schwerer Vertrauen aufzubauen. Eine geteilte Vision, kooperative Grundhaltung und die strategische Teambildung können dazu beitragen, das Vertrauen in Remote-Mitarbeitern gleichermaßen zu stärken. Denken Sie daran, sich auf das zu konzentrieren, was jeder Einzelne tut. Fragen Sie sich, wie er sich fühlen könnte und was er braucht, um die Ziele zu erreichen.
Sorgen Sie für Verlässlichkeit und seien Sie zugänglich. Verwenden Sie ein "verfügbar oder nicht verfügbar" Signal, wie es in vielen E-Mail-Programmen zu finden ist, um die Mitglieder des virtuellen Teams darüber zu informieren, wann Sie für ein virtuelles "offenes Büro" verfügbar sind, und dann - und das ist entscheidend - verfügbar zu sein.
Vereinfachen Sie Digital Leadership mit Software!
Technologie macht virtuelle Teams möglich. Ob Meetings, Projekt-Management, digitale Telefonate, Wissensmanagement oder soziale Kollaboration – entwickeln Sie Schritt für Schritt eine technologische Infrastruktur, die für Sie und alle Teammitglieder einfach einzusetzen ist. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Arten von Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit in virtuellen Teams erleichtern können:
Chat: Slack, Twist, Google Hangouts, FaceTime
Social Collaboration: Yammer, factor, Hive, SmartSheet, MS Teams, SharePoint
Projektmanagement: Trello, Jira, Asana, Zoho Projects, Teamwork, factro
Aufgabenmanagement: Microsoft To Do, Wunderlist, Monday, Redbooth, Clickup
Web- und Videokonferenzen: Google Meet, Zoom, Cisco Webex, MS Teams
Zusammenarbeit und Prototyping: Invision, Marvel, Adobe XD
Zeitplanung: Calendly, Doodle
Workflow-Automatisierung: Zapier, Microsoft Flow, Monday
Lernen: Webinar, LMS, Confluence, Blogs, Podcast und Vlogs
Zeiterfassung: TimeButler, TimeTac, Toggl,
Brainstorming: MindMeister, Milanote, MindGenius Online
Nicht jedes Werkzeug passt gut zu Ihrem Team. Ziehen Sie Testperioden in Betracht oder beauftragen Sie jemanden, alle Optionen zu untersuchen, um festzustellen, welche Ihren Anforderungen am besten entsprechen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen zu den von Ihnen ausgewählten Tools an, um sicherzustellen, dass alle Benutzer sie konsequent und in vollem Umfang nutzen.
Stellen Sie soziale Verbundenheit her!
Zu guter Letzt sollten Sie einen Schwerpunkt auf die soziale Verbundenheit legen. Menschen, die schon länger von zu Hause aus arbeiten, fühlen sich emotional und psychologisch distanziert (virtuelle Distanz), was die Produktivität und das Engagement verringert. Führungskräfte fühlen sich möglicherweise gestresst, das Team mit genügend Teamspirit auf Kurs zu halten. Unter diesen Umständen ist es eher schädlich, sich ausschließlich auf Aufgaben zu konzentrieren. Um diese Herausforderungen zu meistern, ist es wichtiger denn je, Zeit für persönliche und soziale Interaktion zu gewinnen.
Glücklicherweise werden Führungskräfte deren Teams erst seit Corona remote arbeiten, nicht so große Schwierigkeiten haben, soziale Verbundenheit herzustellen, wie Führungskräfte, deren Teams von Anfang an vollständig remote waren. Teams, die aufgrund von COVID-19 remote wurden, verfügen bereits über persönliche Beziehungen, auf die sie aufbauen können. Es liegt daher an Ihnen als Führungskraft, diese Verbindungen aufrechtzuerhalten, auch wenn sie sich nicht von Angesicht zu Angesicht sehen. Eine der effektivsten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist Videokonferenzen durchzuführen und zu Beginn jedes Meetings einige Minuten persönlichen Fragen zu widmen, z. B. "Wie geht es Ihrer Tochter?"
Behalten Sie Ihre regelmäßige Frequenz für Besprechungen oder Mittagessen bei. Bei all den Änderungen, die mit der Umstellung auf Remote-Arbeit einhergingen, ist es wichtig, Rituale und Routinen aufrecht zu erhalten und somit die Moral des Teams zu fördern. Ein anderer Weg, dies zu tun, ist die Schaffung einer „virtuellen Kaffeeküche“, in der Mitarbeiter aufeinandertreffen und ihre persönlichen und menschlichen Seiten ausspielen können. Eine einfache und beliebte Option ist ein Kaffeeküchen-Slack-Kanal, über den Mitarbeiter Witze, Gifs und Familienfotos austauschen können.
Für viele Unternehmen und Führungskräfte ist die lange Dauer des Home-Office zunehmend eine Herausforderung für gute Führungsarbeit. Trotz der schrecklichen Umstände hat es sich jedoch als wertvolle Praxis für die Zukunft erwiesen. Wir werden lange nach dem Ausbruch des Coronavirus-Ausbruchs neue Arbeitsmodelle und globale Organisationen haben. Indem wir Arbeit oder Zusammenarbeit nicht an einen bestimmten physischen Ort oder einen bestimmten synchronen Moment binden, demokratisieren wir Chancen und eröffnen eine Welt neuer Möglichkeiten.
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